Déclaration de la Société de l’Ordre de Léopold relative à la protection de la vie privée au regard du réglement général de la protection des données (RGPD) en vigueur depuis le 25 mai 2018
La Société de l’Ordre de Léopold respecte la législation sur la protection de la vie privée.
Concrètement cela se traduit de la manière suivante :
Quelles données sont collectées ?
Les identités des décorés dans l’Ordre de Léopold sont publiées au Moniteur belge. La Société collecte uniquement les données personnelles qui lui sont communiquées individuellement par chacun de ses membres, voire de tiers (invités par un membre).
Cette collecte de données s’opère dans le cadre de :
- la tenue d’un registre de ses membres – interne à la Société – et de l’établissement de la liste des membres – communiquée aux membres – ;
- d'un service demandé (par ex. un dossier de candidature à l’obtention d’une bourse d’études, ou une demande d’intervention de solidarité financière) ;
- de l’organisation d’activités ou voyages culturels ou de rencontres (par exemple la réception de nouvel-an, le diner annuel de gala).
Quelles données sont traitées ?
La Société ne traite ces données que dans certains cas :
- si le membre en a explicitement donné l'autorisation (par exemple lors de son inscription pour ce qui concerne la communication aux autres membres de son identité et adresse, voire numéros de contacts par la publication annuelle de la liste des membres) ;
- si leur traitement est nécessaire à un service demandé (par ex. l’adresse pour l'envoi d'une publication ou le numéro de compte en banque pour le versement d’un soutien financier) ;
- dans l’hypothèse où la Société serait légalement obligée de traiter les données (par exemple l’envoi du bulletin annuel reprenant le compte-rendu de l’assemblée générale) ;
- si cela présente un intérêt public ou légitime (par ex. la publication dans notre Bulletin annuel des personnes ou organisations et ayant reçus ou apportés un soutien financier ; l’identité des membres décédés).
Comment la Société traite-t-elle les données personnelles ?
Les données des personnes mineures (par exemple dans le cas d’un parrainage financier d’un enfant mineur orphelin d’un décoré dans l’Ordre à titre posthume) et les données personnelles sensibles (par exemple des informations en matière de santé – dans le cadre des voyages culturels – ou un numéro de compte en banque, numéro du registre national…) sont toujours traitées de manière confidentielle et ne sont jamais divulguées.
Les données ne sont utilisées qu'en fonction du service demandé ou en raison de l’organisation d’une activité à laquelle le membre ou ses invités se sont inscrits ; les données sont ainsi per exemple utilisées pour informer les membres des évènements et activités de la Société, via l’envoi du News.
La Société ne communique jamais les coordonnées de ses membres à des tiers à des fins commerciales.
Pendant combien de temps la Société conserve-t-elle les données personnelles ?
Pour ce qui concerne la tenue du registre des membres ou la liste des membres, la durée de conservation de ces données est liée à la durée de l’adhésion du membre à la société.
S’il s’agit d’un dossier de candidature à l’octroi d’une aide financière (par exemple une bourse d’étude), s’il s’agit d’une inscription à un voyage, les données personnelles relatives par exemple à l’état de santé, sont conservées le temps nécessaire à l’exécution correcte du service demandé.
La Société peut devoir, en outre, collecter certaines données cumulées à plus long terme, afin d'évaluer et d'adapter son propre fonctionnement (par exemple les statistiques relatives aux actions de bienfaisance). Ces données restent strictement à usage interne pour les besoins du conseil d’administration.
La Société conserve-t-elle les données personnelles de manière sûre ?
Les données personnelles sont traitées de manière sûre.
La Société utilise les mesures de sécurité existantes pour protéger correctement les données personnelles telles que les images sur sa page Facebook contre tout accès, toute utilisation, perte ou divulgation non autorisés. Le système informatique où sont stockées les données est doté d’un anti-virus performant mis à jour avec la régularité requise.
Quelles démarches sont personnellement ouvertes en ce qui concerne les données personnelles ?
Toute modification dans les coordonnées peut être demandée au Secrétariat de la Société. Chaque membre a le droit de consulter ses données personnelles que la Société traite en ce qui le concerne et éventuellement corriger ou supprimer des données inexactes ou incomplètes. Le Directeur de la Société se charge de la surveillance du respect de la protection des données. L’assistante à la direction tiendra, à l’attention de l’organisme de contrôle, un registre des données de même qu’un règlement interne reprenant les points ci-dessus.
Le membre qui estime que ses données sont traitées de manière incorrecte, peut porter plainte auprès de la Commission de la protection de la vie privée.
- Toutes questions ou remarques peuvent être adressées par courrier au Directeur de la Société à son adresse, rue du Tabellion, 9 à 1050 Bruxelles, ou par mail.