Verklaring van de Vereniging van de Leopoldsorde betreffende de bescherming van het priveleven ten opzichte van de nieuwe verordening gegevensbescherming (GDPR) van kracht vanaf 25 mei 2018
De Vereniging van de Leopoldsorde eerbiedigt de wetgeving betreffende de bescherming van het privé leven.
Concreet gaat dat als volgt in zijn werk:
Welke gegevens worden verzameld?
De identiteit van de gedecoreerden in de Leopoldsorde wordt in het Belgische Staatsblad gepubliceerd. De Vereniging verzamelt uitsluitend de persoonlijke gegevens die haar individueel door elk van haar leden, of (door een lid uitgenodigde) derden worden meegedeeld.
Deze gegevensverzameling gebeurt binnen het kader van:
- het bijhouden van een ledenregister – voor intern gebruik van de Vereniging – en het opstellen van de ledenlijst die aan de leden wordt meegedeeld;
- een aanvraag (bijvoorbeeld een kandidatuurdossier voor het verkrijgen van een studiebeurs, of een vraag om financiële solidariteitstussenkomst);
- de organisatie van culturele activiteiten of reizen of bijeenkomst (zoals bijvoorbeeld de nieuwjaarsreceptie, het jaarlijkse galadier).
Welke gegevens worden behandeld?
De Vereniging behandelt deze gegevens in bepaalde gevallen:
- indien het lid uitdrukkelijk de toelating gegeven heeft (bijvoorbeeld bij zijn inschrijving wat betreft de mededeling van zijn identiteit en adres aan de andere leden en zelfs zijn contactnummers via de jaarlijkse publicatie van de ledenlijst);
- indien hun behandeling nodig is voor een gevraagde dienst (bijvoorbeeld het adres voor de verzending van een publicatie of het bankrekeningnummer voor de storting van een financiële steun);
- in de veronderstelling dat de Vereniging wettelijk verplicht zou zijn om de gegevens te verwerken (bijvoorbeeld de verzending van het jaarlijkse bulletin met vermelding van het verslag van de algemene vergadering);
- indien dit een algemeen belang of wettelijk belang inhoudt (bijvoorbeeld de publicatie in ons jaarlijks bulletin van de personen of organisaties die een financiële bijdrage gestort of verkregen hebben; de identiteit van de overleden leden).
Op welke manier verwerkt de Vereniging de persoonlijke gegevens?
De gegevens van minderjarige personen (bijvoorbeeld in geval van een financiële steun van een minderjarig weeskind van een postuum gedecoreerde in de Orde) en de gevoelige persoonlijke gegevens (bijvoorbeeld gegevens betreffende de gezondheid – in het kader van de culturele reizen – of een rekeningnummer, nationaal register nummer…) worden altijd op vertrouwelijke wijze behandeld en worden nooit bekend gemaakt.
De gegevens worden slechts behandeld in functie van de aanvraag of omwille van de organisatie van een activiteit waarvoor het lid of zijn genodigden ingeschreven zijn; zo worden de gegevens bijvoorbeeld gebruikt om de leden in te lichten over de evenementen en activiteiten van de Vereniging, via de verzending van het tijdschrift News.
De Vereniging deelt nooit de gegevens van haar leden aan derden voor commerciële doeleinden mee.
Voor welke duur bewaart de Vereniging de persoonlijke gegevens?
Wat het bijhouden van het ledenregister of de ledenlijst betreft, is de duur van de bewaring van deze gegevens gebonden aan de duur van het lidmaatschap bij de vereniging van het lid.
Indien het een dossier van een kandidatuur voor het toekennen van een financiële hulp betreft (bijvoorbeeld een studiebeurs), indien het een inschrijving voor een reis betreft, worden de persoonlijke gegevens, met bijvoorbeeld betrekking op de gezondheidstoestand, bewaard gedurende de tijd die nodig is om een correcte uitvoering van de gevraagde dienst te verlenen.
De Vereniging kan bovendien verplicht zijn om bepaalde gecumuleerde gegevens op langere termijn te verzamelen, om haar eigen werking te evalueren en aan te passen (bijvoorbeeld wat de statistieken met betrekking tot de liefdadigheidsacties betreft). Deze gegevens blijven streng voor inwendig gebruik voor de noden van de Raad van Bestuur voorbehouden.
Bewaart de Vereniging de persoonlijke gegevens op een veilige manier?
De persoonlijke gegevens worden op een veilige manier behandeld.
De Vereniging gebruikt de bestaande veiligheidsmaatregelen voor de correcte bescherming van de persoonlijke gegevens zoals de afbeeldingen op haar Facebook pagina tegen elke niet toegestane toegang, gebruik, verlies of verspreiding. Het informaticasysteem waarin de gegevens worden bewaard is voorzien van een sterk antivirus systeem dat met de vereiste regelmaat bijgewerkt wordt.
Welke stappen kunnen persoonlijk gezet worden wat de persoonlijke gegevens betreft?
Elke wijziging van de gegevens kan aan het secretariaat van de Vereniging aangevraagd worden. Elk lid heeft het recht om zijn persoonlijke gegevens die de Vereniging wat hem/haar betreft verwerkt te raadplegen en deze eventueel te verbeteren of onjuiste of onvolledige gegevens te verwijderen.
De directeur van de Vereniging zorgt voor de bewaking van de eerbiediging van de bescherming van de gegevens. De directieassistente zal, voor het controle orgaan, een register van de gegevens evenals een inwendig reglement dat bovenvermelde punten opneemt bijhouden.
Het lid dat van mening is dat zijn gegevens op onjuiste wijze behandeld worden kan klacht bij de Commissie ter Bescherming van het privé leven indienen.
- Alle vragen of opmerkingen kunnen per brief gericht worden aan de Directeur van de Vereniging, Notarissenstraat, 9 te 1050 Brussel of via mail.